Wer ein Bauvorhaben abschließt, erhält früher oder später die Schlussrechnung des Architekten. Für viele Bauherren stellt sich dann sofort die Frage: Muss ich die Rechnung sofort bezahlen? Die Antwort lautet: Nicht unbedingt. Denn bevor die Zahlungsfrist überhaupt beginnt, muss die Architektenrechnung prüffähig sein.

Vielen Bauherren ist nicht bewusst, dass sie eine Architektenrechnung zunächst auf ihre formale Richtigkeit überprüfen dürfen. Ist die Rechnung nicht nachvollziehbar oder fehlen wesentliche Angaben, kann dies Auswirkungen auf die Fälligkeit der Vergütung haben. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Prüffähigkeit einer Architektenrechnung bedeutet, welche formalen Fehler häufig vorkommen und wie Sie einen berechtigten Einwand gegen eine Architektenrechnung erheben können.

Was bedeutet die Prüffähigkeit einer Architektenrechnung?

Die Prüffähigkeit der Architektenrechnung beschreibt, ob eine Schlussrechnung so aufgebaut ist, dass der Auftraggeber sie sachlich und rechnerisch nachvollziehen kann. Nur wenn sämtliche Berechnungsgrundlagen nachvollziehbar dargestellt sind, kann der Bauherr prüfen, ob das geforderte Honorar tatsächlich gerechtfertigt ist.

Eine Rechnung muss so verständlich sein, dass der Auftraggeber ohne umfangreiche Nachforschungen erkennen kann:

• welche Leistungen erbracht wurden,

• wie das Honorar berechnet wurde,

• welche Berechnungsgrundlagen verwendet wurden,

• welche Abschlagszahlungen bereits erfolgt sind,

• welcher Restbetrag tatsächlich offen ist.

Fehlen diese Angaben oder sind sie unvollständig, kann die Rechnung zunächst als nicht prüffähig angesehen werden.

Warum ist die Prüffähigkeit so wichtig?

Die Prüffähigkeit hat unmittelbare Auswirkungen auf die Fälligkeit der Vergütung.

Viele Bauherren glauben, dass sie eine Architektenrechnung sofort nach Erhalt bezahlen müssen. Tatsächlich beginnt die Zahlungsfrist nach der HOAI beziehungsweise nach den vertraglichen Vereinbarungen grundsätzlich erst dann zu laufen, wenn eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt.

Der Hintergrund ist einfach: Niemand soll verpflichtet sein, eine Rechnung zu bezahlen, deren Berechnung nicht nachvollziehbar ist.

Deshalb schützt die Prüffähigkeit beide Seiten:

• Der Architekt erhält sein Honorar, sobald eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

• Der Bauherr erhält ausreichend Zeit, die Rechnung sachlich zu überprüfen.

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Welche Angaben sollte eine prüffähige Architektenrechnung enthalten?

Ob eine Rechnung prüffähig ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Dennoch gibt es typische Bestandteile, die regelmäßig erforderlich sind.

Dazu gehören unter anderem:

1. Angaben zum Bauvorhaben

Die Rechnung sollte eindeutig erkennen lassen, auf welches Bauprojekt sie sich bezieht.

2. Beschreibung der erbrachten Leistungen

Der Architekt sollte nachvollziehbar darstellen, welche Leistungsphasen oder Einzelleistungen tatsächlich erbracht wurden.

3. Berechnung des Honorars

Die Honorarermittlung sollte transparent sein. Dazu gehören beispielsweise:

• anrechenbare Kosten,

• Honorarzone,

• vereinbarter Honorarsatz,

• gegebenenfalls Umbauzuschläge,

• Nebenkosten.

Nur wenn diese Berechnungsgrundlagen ersichtlich sind, kann der Auftraggeber die Rechnung überprüfen.

4. Berücksichtigung von Abschlagszahlungen

Bereits gezahlte Abschläge müssen vollständig angerechnet werden. Andernfalls besteht die Gefahr einer fehlerhaften Schlussforderung.

5. Klare Endabrechnung

Am Ende sollte eindeutig ersichtlich sein, welcher Betrag tatsächlich noch offen ist.

Häufige formale Fehler bei Architektenrechnungen

Nicht jede Schlussrechnung erfüllt automatisch die Anforderungen an eine prüffähige Rechnung. In der Praxis treten immer wieder ähnliche Fehler auf.

Zu den häufigsten Problemen gehören:

• fehlende Erläuterung der Honorarberechnung,

• unvollständige Angaben zu den anrechenbaren Kosten,

• keine nachvollziehbare Zuordnung der Leistungsphasen,

• Abschlagszahlungen wurden nicht berücksichtigt,

• unklare Nebenkostenabrechnung,

• widersprüchliche Berechnungen,

• pauschale Endbeträge ohne nachvollziehbare Herleitung.

Solche Mängel bedeuten nicht automatisch, dass der Honoraranspruch entfällt. Sie können jedoch dazu führen, dass die Rechnung zunächst nicht fällig wird.

Wann sollten Sie einen Einwand gegen die Architektenrechnung erheben?

Stellen Sie fest, dass die Schlussrechnung unklar oder unvollständig ist, sollten Sie möglichst zeitnah reagieren.

Ein Einwand gegen die Architektenrechnung sollte sachlich formuliert werden. Ziel ist nicht, die Zahlung dauerhaft zu verweigern, sondern eine nachvollziehbare Rechnung anzufordern.

Dabei können Sie beispielsweise darauf hinweisen, dass

• die Berechnungsgrundlagen fehlen,

• einzelne Positionen nicht nachvollziehbar sind,

• Abschlagszahlungen nicht berücksichtigt wurden,

• die Rechnung derzeit nicht prüffähig erscheint.

Eine schriftliche Mitteilung schafft Klarheit und dokumentiert, dass Sie die Rechnung geprüft haben.

Bedeutet eine nicht prüffähige Rechnung automatisch, dass Sie nicht zahlen müssen?

Nein.

Eine nicht prüffähige Rechnung führt nicht automatisch dazu, dass der Honoraranspruch entfällt. Vielmehr muss der Architekt die fehlenden Angaben ergänzen oder die Rechnung nachvollziehbar erläutern.

Sobald eine ordnungsgemäße und prüffähige Schlussrechnung vorliegt, kann die Vergütung fällig werden.

Es geht also nicht darum, berechtigte Forderungen zu vermeiden, sondern darum, eine nachvollziehbare Abrechnung zu erhalten.

Wie lange haben Sie Zeit für die Prüfung?

Viele Auftraggeber fragen sich, wie viel Zeit ihnen tatsächlich bleibt.

Die Zahlungsfrist nach der HOAI beziehungsweise nach den vertraglichen Regelungen beginnt grundsätzlich erst mit Zugang einer prüffähigen Schlussrechnung. Erst ab diesem Zeitpunkt kann die Zahlungsfrist in Gang gesetzt werden.

Die konkrete Frist hängt von den vertraglichen Vereinbarungen sowie den gesetzlichen Vorschriften ab. Deshalb sollte jede Rechnung sorgfältig geprüft werden, bevor vorschnell gezahlt wird.

Gerade bei größeren Bauvorhaben mit umfangreichen Honoraren kann eine sorgfältige Prüfung erhebliche finanzielle Unterschiede ausmachen.

Warum sich eine sorgfältige Rechnungsprüfung lohnt

Architektenhonorare bewegen sich häufig im fünfstelligen oder sogar sechsstelligen Bereich. Bereits kleine Berechnungsfehler können erhebliche Auswirkungen auf die Schlussforderung haben.

Eine sorgfältige Prüfung hilft dabei,

• Rechenfehler zu erkennen,

• doppelte Berechnungen aufzudecken,

• fehlende Abzüge festzustellen,

• unklare Leistungsabrechnungen zu hinterfragen,

• spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

In vielen Fällen lassen sich offene Fragen bereits durch eine nachvollziehbare Erläuterung der Rechnung klären.

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Fazit

Der Erhalt einer Architekten-Schlussrechnung bedeutet nicht automatisch, dass Sie sofort zahlen müssen. Entscheidend ist zunächst die Prüffähigkeit der Architektenrechnung. Nur wenn sämtliche Berechnungsgrundlagen nachvollziehbar dargestellt sind, können Sie die Forderung sachgerecht überprüfen.

Fehlen wesentliche Angaben oder enthält die Rechnung formale Mängel, sollten Sie zeitnah einen begründeten Einwand gegen die Architektenrechnung erheben und um eine prüffähige Abrechnung bitten. Erst wenn eine ordnungsgemäße Schlussrechnung vorliegt, beginnt grundsätzlich die maßgebliche Zahlungsfrist nach der HOAI beziehungsweise nach den vertraglichen Vereinbarungen.

Wer seine Rechte kennt und Rechnungen sorgfältig prüft, kann unnötige Konflikte vermeiden und gleichzeitig sicherstellen, dass berechtigte Honorarforderungen korrekt abgerechnet werden.

Um bereits im Vorfeld Unklarheiten über den vertraglich geschuldeten Leistungsumfang zu beseitigen, bietet der Honorarsachverständige Alexander Fleming eine lösungsorientierte Unterstützung an. Bauherren können hierzu eine kostenlose HOAI-Erstberatung von Alexander Fleming in Anspruch nehmen, bei der eine erste neutrale und verständliche Einschätzung der Honorarrechnung und des vertraglichen Soll-Zustands erfolgt.

FAQ zur Prüffähigkeit der Rechnung des Architekten nach HOAI