Ein transparentes Kostenmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben jedes Bauprojekts.

Dieser Artikel erläutert, was unter den Begriffen Kostenverfolgung, Kostenschätzung und Kostenberechnung zu verstehen ist und welche Leistungen Ihr Architekt dabei rechtlich bzw. vertraglich schuldet.

Wir behandeln die Pflichten des Architekten nach HOAI und BGB, gehen auf die zeitliche Abfolge in den Planungsphasen ein und zeigen, welche Genauigkeitsanforderungen gelten. Dabei klären wir Haftungsfragen bei Kostenüberschreitungen und geben praxisnahe Hinweise für Bauherren.

Begriffsdefinitionen: Kostenverfolgung, Kostenschätzung und Kostenberechnung

• Kostenschätzung: Nach HOAI bezeichnet die Kostenschätzung eine überschlägige Ermittlung der voraussichtlichen Baukosten auf Basis der Vorplanung. Sie wird meist in den frühen Leistungsphasen (LPH 1–2) erstellt und dient als „vorläufige Grundlage für Finanzierungsüberlegungen“. Kostenschätzungen sind bewusst grob, um den Bauherren frühzeitig ein Gefühl für die Größenordnung zu geben. In der Grundlagenermittlung können sie z. B. mit Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten kalkuliert werden. In LPH 2 (Vorplanung) ist die Kostenschätzung sogar eine Grundleistung des Architekten.

• Kostenberechnung: Aufbauend auf der Entwurfsplanung wird in LPH 3 die Kostenberechnung erstellt. Diese erfolgt detaillierter und zuverlässiger als die Kostenschätzung. Nach HOAI ist die Kostenberechnung „die Ermittlung der Kosten auf der Grundlage der Entwurfsplanung“, einschließlich Mengenberechnungen und Erläuterungen. Ergibt sich eine Kostenberechnung nach DIN 276, müssen die Gesamtkosten bis zur zweiten Ebene der Kostengliederung ermittelt werden. Die Kostenberechnung legt damit die Basis für das Honorar nach HOAI (anrechenbare Kosten).

• Kostenverfolgung (Kostenkontrolle): Die Kostenverfolgung ist kein eigener HOAI-Begriff, sondern bezeichnet die laufende Überwachung der Ist-Kosten gegenüber den Planwerten. Sie ist für den Bauherrn „ein unerlässliches Instrument“, da sie jederzeit den Stand des Budgets transparent machen soll. Praktisch heißt das: Der Architekt (oder die Bauleitung) vergleicht regelmäßig Soll- und Ist-Kosten (zum Beispiel Angebotssummen, Abrechnungen, Nachträge) und passt die Kostenprognose an. Bei erkennbaren Abweichungen muss er den Bauherrn umgehend informieren. Ziel der Kostenverfolgung ist es, Kostenrisiken frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Gegenmaßnahmen zu beschließen.

Pflichten des Architekten nach HOAI und BGB

Die Architektenleistung wird als Werkvertrag (§631 ff. BGB) verstanden, ergänzt durch Spezialregelungen (§650p ff. BGB) und die verbindliche HOAI. Daraus ergeben sich klare Pflichten zum Thema Kosten:

• Pflichten aus § 650p BGB: Nach §650p Abs. 2 BGB muss der Architekt dem Bauherrn eine Planungsgrundlage erarbeiten, falls noch keine konkreten Ziele vereinbart sind. Er legt diese zusammen mit einer Kosteneinschätzung für das Vorhaben zur Zustimmung vor. Das neue Architektenvertragsrecht betont damit bereits bei Vertragsschluss eine erste Kosteneinschätzung als Grundlage.

• Pflichten aus der HOAI: Die HOAI konkretisiert in ihren Leistungsbildern die Kostenleistungen. Schon in LPH 2 sind Architektengrundleistungen „Kostenschätzung nach DIN 276“ (Vorplanung) und in LPH 3 die Kostenberechnung (Entwurfsplanung). Später folgen in LPH 6–7 Leistungsverzeichnisse und Vergabevorbereitung (bepreiste LVs) sowie Vergabeabgleich, und in LPH 8 die Objektüberwachung mit detaillierter Kostenkontrolle. Die Gesamtaufgabe ist also: Der Architekt liefert schrittweise eine immer genauere Kostenermittlung und überwacht anschließend die Kostenentwicklung.

• Wirtschaftliche Beratungspflicht: Aus §650p Abs. 1 Nr. 2–3 und der HOAI-Anlage 10 (Leistungsphasen 2–4) ergibt sich die Verpflichtung zur umfassenden Kostenberatung. Der Architekt schuldet dem Bauherrn eine zutreffende Aufklärung über voraussichtliche Baukosten. Konkret gehört dazu die Erstellung von Kostenschätzungen bzw. Kostenberechnungen, eine Beratung über Kostenrisiken sowie die laufende Kontrolle und Fortschreibung der Baukosten. Diese Pflicht hat der Architekt vertraglich geschuldet. Wird der vereinbarte Kostenrahmen erheblich überschritten, kann dies eine Pflichtverletzung darstellen.

• Vertragsvereinbarungen: Im Architektenvertrag können zusätzliche Absprachen getroffen werden, z. B. explizite Kostenobergrenzen. Wird eine verbindliche Obergrenze vereinbart, gilt sie als vertragliches Beschaffenheitsziel. In diesem Fall muss der Architekt besonders sorgfältig planen und dem Bauherrn jeden drohenden Mehrkostenpunkt nachweisen, ansonsten kann er bei Überschreitung haftbar sein. Ohne eine klare Vereinbarung über eine Kostenobergrenze bleibt die Toleranz großzügiger (s. u.).

  
  

  
  

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Leistungsphasen, Genauigkeit und Verantwortlichkeiten

Die Kostenplanung und ‑kontrolle sind eng mit den HOAI-Leistungsphasen verknüpft. In den frühen Phasen geht es um grobe Schätzungen, später um Detailkalkulation:

• Leistungsphase 2 (Vorplanung): Hier fertigt der Architekt die erste Kostenschätzung an (nach DIN 276). Sie ist grob und soll klären, ob das Projekt grundlegend finanzierbar ist. Spätestens hier benötigt der Bauherr eine erste Einschätzung zur Finanzierung.

• Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung): Auf Basis ausgearbeiteter Entwürfe erstellt der Architekt die Kostenberechnung. Sie ist deutlich präziser als die Schätzung. HOAI fordert explizit einen Vergleich der Kostenberechnung mit der vorherigen Kostenschätzung. Schon in LPH 3 werden also die Zahlen verfeinert und auf Plausibilität überprüft.

• Leistungsphasen 4–7: Zwar keine neuen Kostenleistungen in LPH 4/5, doch in LPH 6 (Ausführungsplanung) wird das Leistungsverzeichnis (LV) bepreist, und in LPH 7 (Vorbereitung der Vergabe) wird der Angebotsvergleich mit der Kostenberechnung gemacht. So entsteht eine durchgängige Kette: Schätzung → Berechnung → Ausschreibungsergebnis.

• Leistungsphase 8 (Objektüberwachung): In der Bauausführung übernimmt der Architekt (oder die beauftragte Bauleitung) die laufende Kostenkontrolle. Konkret gehören dazu: der Soll-Ist-Abgleich zwischen geprüften Rechnungen und Vertragssummen sowie die Überprüfung der abgerechneten Leistungen gegenüber den Vertragspreisen. Dazu kommen Kostenprognosen für noch laufende Arbeiten und eine Kostenfeststellung am Ende. Ziel ist stets, die Kostenentwicklung transparent zu dokumentieren und bei Abweichungen unverzüglich zu informieren.

Genauigkeit

Mit fortschreitender Planung steigt die Genauigkeit. Kostenschätzungen in LPH 1–2 sind bewusst ungenau: Sie geben nur die Größenordnung wieder. Eine spätere Kostenberechnung in LPH 3 muss deutlich präziser sein, aber immer noch mit Spielraum (frühe Kostenermittlung ist weniger genau zu bewerten). Wichtig ist: Die Anforderungen an die Richtigkeit wachsen mit dem Planungsstand.

Verantwortlichkeiten

Im Bauprozess arbeiten verschiedene Akteure zusammen. Grundsätzlich trägt jeder seine eigene Verantwortung: Der planende Architekt erstellt die Schätzung/Berechnung, Ingenieurbüros liefern ihre Fach-Kostenermittlungen, und die Bauleitung überwacht die Ausführung. Eine saubere Abgrenzung ist notwendig. Beispielsweise kann die Bauleitung nicht für Fehler in der ursprünglichen Kostenberechnung des Architekten haftbar gemacht werden. Ideal ist, wenn zu Beginn klare Zuständigkeiten vereinbart werden (z. B. durch einen Projektsteuerer oder detaillierte Leistungsbeschreibungen).

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Haftung bei Kostenüberschreitungen

Nicht jede Kostenmehrung führt automatisch zu Schadenersatz – entscheidend ist das Vorliegen eines Pflichtverstoßes durch den Architekten. Nach ständiger Rechtsprechung ist dafür ausschlaggebend, ob der Architekt seine wirtschaftliche Beratungs- und Wartepflicht verletzt hat.

• Frühzeitige Warnung: Der BGH (23.1.2003 – VII ZR 362/01) stellte klar, dass der Architekt den Bauherrn sofort informieren muss, “wenn sich abzeichnet, dass die Baukosten den vereinbarten Rahmen übersteigen.” Tut er dies nicht, begründet das einen haftungsbegründenden Pflichtverstoß. In der Praxis bedeutet das: Bleiben Sie Ihre Signale warnend, wenn Teuerungen erkennbar sind.

• Kostenschätzungspflicht: Verfehlt der Architekt seine Aufgabe bei der Kostenermittlung, kann auch das haften. Aktuell hat der BGH (08.10.2020 – VII ZR 86/19) entschieden, dass eine grob unzutreffende oder nicht aktualisierte Kostenschätzung bereits selbstständige Pflichtverletzung ist. Das heißt: Der Architekt muss mit den besten verfügbaren Daten arbeiten und die Zahlen plausibel überprüfen. Eine extrem abweichende Schätzung zieht leicht Schadensersatzansprüche nach sich.

• Mitverschulden des Bauherrn und Ausnahmen: Der Architekt haftet jedoch nicht für jede Abweichung. Hat der Bauherr nachträgliche Änderungswünsche (teils digital hinzugefügt oder unerwartete Änderungsanordnungen) verursacht, liegen diese Mehrkosten nicht im Risiko des Architekten. Auch unvorhersehbare Marktentwicklungen (etwa eine plötzliche Preisexplosion bei Stahl oder Energie) können ausnahmsweise unverschuldet sein. Wichtig ist auch die Mitwirkungspflicht des Bauherrn (§ 642 BGB): Verzögert der Bauherr Entscheidungen oder liefert er Informationen zu spät, mindert das seinen Anspruch gegen den Architekten.

• Kostenobergrenze: Wurde im Vertrag hingegen eine verbindliche Kostenobergrenze vereinbart, erhöht sich die Haftungsgefahr massiv. Dann muss der Architekt nachweisen, dass er kein Verschulden am Überschreiten trägt und den Bauherrn rechtzeitig gewarnt hat. Fehlt ein solcher Nachweis, kann der Bauherr – wie der BGH 2003 bestätigte – die Vergütung des Architekten nur noch auf Grundlage der vereinbarten (niedrigeren) Bausumme verlangen.

• Toleranzrahmen: Ohne strikte Obergrenze erkennen Gerichte oft eine gewisse Toleranz an. So befand etwa das OLG Hamm, dass ein Architekt auch bei einer rechnerischen Kostenabweichung von ca. 15 % noch im tolerierbaren Rahmen liegen kann, wenn kein grober Fehler nachweisbar ist. Das spiegelt die Praxis wider: Realistisch schwanken Kosten, solange sie nicht durch Nachlässigkeiten des Architekten verursacht sind.

Zusammenfassung: Eine Kostenüberschreitung ist also nur dann schadensersatzpflichtig, wenn der Architekt schuldhaft beraten oder informiert hat. Entscheidend sind dabei die Rechtzeitigkeit der Kommunikation, die Plausibilität der Kostenermittlungen und die klaren Vertragsvereinbarungen.

Praxisbeispiele und Checklisten für Bauherren

Um Überraschungen zu vermeiden, können Bauherren einige Schritte vorbeugend unternehmen. Hier einige praktische Tipps:

• Fragen Sie aktiv nach Kostenschätzungen und -berechnungen. Lassen Sie sich schon in der Vorplanung eine schriftliche Kostenschätzung vorlegen und in der Entwurfsplanung eine Kostenberechnung. Verlangen Sie bei Bedarf Erläuterungen zu den zugrundeliegenden Annahmen (z. B. Quadratmeterpreise, Ver- und Entsorgungskosten).

• Verstehen Sie den Vertrag: Prüfen Sie, ob ein Kostenrahmen oder gar eine Kostenobergrenze vereinbart ist. Eine unverbindliche Kostenrahmenplanung lässt mehr Spielraum (und eine gewisse Toleranz). Eine ausdrücklich „bindende Obergrenze“ ist hingegen ein festes Versprechen. Achten Sie auf Formulierungen: Ist von „Verbindlichkeit“ oder „Kostenvereinbarung“ die Rede? Im Zweifelsfall kann eine eindeutige Kostenbeschränkung (z. B. Maximalpreis) formuliert werden.

• Regelmäßige Abstimmung: Fordern Sie während der Planung und Ausführung regelmäßige Kostenübersichten ein. Das können tabellarische Soll-Ist-Vergleiche, grafische Diagramme oder kurze Berichte sein. Stimmen Sie Meilensteine ab (z. B. Kostenermittlung in LPH 3, 6 und LPH 8). Seien Sie bei Abweichungen kommunikativ: Fragen Sie konkret nach den Ursachen jeder Kostensteigerung und möglichen Einsparmöglichkeiten.

• Dokumentations-Check: Lassen Sie sich alle wichtigen Dokumente zeigen – etwa Kostenermittlungen, Angebotsvergleiche und Bautagebuch-Einträge. Verlangen Sie Kopien von Protokollen (z. B. Abnahmeprotokoll, Mängelrüge). Ein Bautagebuch hilft, den Bauablauf nachzuvollziehen; wenn der Architekt Bauleiter ist, besteht dafür sogar eine Pflicht.

• Kostenkontrolle-Checkliste: Nutzen Sie folgende Fragen als Leitfaden:

  • Liegt eine verbindliche Kostenobergrenze oder nur ein grober Kostenrahmen vor?

  • Wurden Kostenschätzung und Kostenberechnung fristgerecht erstellt (z. B. LPH 2 und 3)?

  • Verbindet der Vertrag die Honorarbemessung mit den anrechenbaren Kosten gemäß HOAI (Stichwort: Kostenzugehörigkeit nach §15 HOAI)?

  • Gibt es regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche und wurden Abweichungen dokumentiert?

  • Wurde ich als Bauherr über geplante Zusatzkosten oder Einsparpotenziale informiert?

• Expertenrat nutzen: Lassen Sie die Zahlen ggf. durch einen unabhängigen Experten prüfen. Als Architekt und HOAI-Sachverständiger kann ich Sie in einer kostenlosen 30‑minütigen Erstberatung dabei unterstützen, Ihr Kostenmanagement zu optimieren. Wir sprechen konkret darüber, wie Sie die Pläne auf die Erfüllung Ihrer Budgetziele hin überprüfen und rechtliche Fallstricke vermeiden.

Mit diesen Maßnahmen senken Sie das Risiko ungeplante Kosten. Transparenz ist hier der Schlüssel: Ein Architekt, der jederzeit offen über Zahlen spricht, handelt in Ihrem Sinne.

FAQ zur HOAI