Architektenrechnung kürzen – Ratgeber für Bauherren und Auftraggeber

Die Abrechnung von Architektenleistungen richtet sich heute im Wesentlichen nach der HOAI 2021 (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) und den Bestimmungen des BGB. Seit 2021 ist das starre Preisrecht der HOAI aufgehoben: Die früheren Mindest- und Höchstsätze gelten nur noch als Orientierung („Honorarspanne“). Wird keine Honorarvereinbarung geschlossen, greift als Auffangregelung die Norm des § 632 BGB: Hiernach gilt die marktübliche Vergütung als geschuldet. Architekten müssen bei Verträgen mit Verbrauchern zudem auf die Möglichkeit abweichender Honorare hinweisen (HOAI 2021 § 7 Abs. 2), andernfalls verlieren sie Ansprüche oberhalb des Basishonorars.

Das BGB-Kernwerkvertragsrecht (insbesondere §§ 631 ff. BGB) gilt ergänzend. Nach § 641 BGB wird das Honorar mit der Abnahme des Werkes (hier: der Planungsleistung) fällig – es sei denn, in älteren Architektenverträgen (vor HOAI 2013) wurde darauf verzichtet. Auch ohne förmliche Abnahme kann eine konkludente Abnahme durch schlüssiges Verhalten vorliegen (z.B. Einzug ins fertiggestellte Haus). Nach neueren Urteilen (z.B. OLG Celle 2019) kann selbst ohne förmliche Abnahme (z.B. durch Einzug nach angemessener Prüfphase) das Honorar zur Zahlung fällig werden. Eine fehlende Abnahme verhindert somit meist nicht den Honoraranspruch des Architekten.

Bei mangelhafter Leistung kann der Auftraggeber hingegen das Honorar mindern (§ 632 Abs. 2 BGB) oder – bei unzumutbaren Mängeln – zurückhalten (§ 323 BGB). Entscheidend ist hier, ob das Werk mangelhaft erbracht wurde. Fehlen vertraglich vereinbarte Grundleistungen, kann dies nach BGH-Rechtsprechung einen Mangel darstellen: Der BGH verlangt, dass alle vereinbarten Leistungen erbracht sein müssen, andernfalls ist das Werk mangelhaft und der Bauherr kann mindern. Neuere Landgerichtsentscheidungen betonen jedoch, dass nicht zwingend alle HOAI-Grundleistungen nötig sind, wenn das vereinbarte Ziel erfüllt wird. Ist eine Grundleistung vollständig unbrauchbar unterblieben, kann der Auftraggeber ohne Fristsetzung mindern (OLG Karlsruhe 2021). Wird der Mangel selbst beseitigt, versäumt er allerdings die Mangelanzeige und verliert ggf. sein Minderungsrecht. Wichtig: Der Werklohnanspruch bleibt nach herrschender Meinung auch bei Mängeln grundsätzlich bestehen, bis der Unternehmer diese abhilft (vgl. BGH 19.06.1986, VII ZR 221/85).

Typische Kürzungsgründe

Architektenrechnungen können in folgenden Fällen zu hoch erscheinen und Anlass für eine Kürzung sein:

• Mangelhafte oder unvollständige Leistungen: Wenn vereinbarte Grundleistungen des Architekten gar nicht oder nur mangelhaft erbracht wurden (z.B. fehlende Entwurfspläne, unvollständiges Bauüberwachungsprotokoll), besteht ein Minderungsrecht. Ist eine Leistung völlig ausgefallen und für den Bauherrn nicht mehr relevant, kann sofort gekürzt werden. Eine Kürzung berechnet sich nach dem Anteil der fehlenden Leistung, ggf. gestützt auf HOAI-Tabellen. Fehlt ein als notwendig erachtetes Ergebnis (etwa Genehmigungsplanung), mindert das Honorar. Bei lediglich unwesentlichen Abweichungen darf der Bauherr die Abnahme nur verweigern, wenn er Mängel ausdrücklich rügt.

• Abweichung vom vereinbarten Leistungsumfang: Wurde im Vertrag beispielsweise auf bestimmte Leistungsphasen verzichtet oder eine Pauschale vereinbart, darf der Architekt diese nicht ohne Weiteres einseitig berechnen. Nicht vertraglich vereinbarte Nachtragsleistungen müssen einzeln beauftragt sein – sonst sind sie nicht abrechenbar. Ebenso kann das Honorar gekürzt werden, wenn der Architekt für nicht bestellte Leistungen Kosten ansetzt. Fehlt eine Schriftformvereinbarung, gelten die HOAI-Mindestsätze als vereinbart (s.u.Vertragsform).

• Formale Fehler in der Rechnung: Architektenrechnungen müssen prüffähig sein und alle Vertragsgrundlagen korrekt ausweisen. Fehlende Angaben (z.B. keine Ausweisung der HOAI, keine Auflistung der Leistungsphasen und der Bemessungsgrundlagen) können zur Beanstandung führen. Eine unklare Rechnung ist kein sofortiger Grund für Kürzung, rechtfertigt aber die Aufforderung zur Korrektur. Ohne nachvollziehbare Berechnung des Honorars kann der Auftraggeber seine Leistungspflicht zurückhalten.

• Intransparente Honorarpositionen: Werden Pauschalbeträge ohne Basis oder unplausible Baukostenvoranschläge angesetzt, kann der Auftraggeber eine transparente Aufstellung fordern und Zweifel durch Senkung der Rechnung ausdrücken. Aufwendungen für besondere Leistungen (z.B. Bauleitungsleistungen außerhalb des Leistungsbildes) müssen gesondert vereinbart sein; fehlen Vereinbarungen, können sie kürzbar sein.

Insgesamt gilt: Eine Kürzung ist nur zulässig, wenn konkrete Mängel oder Abweichungen vorliegen und die Konsequenzen nachvollziehbar dargelegt sind. Pauschale Vorwürfe reichen nicht (vgl. Beispiel LG Hannover). Der Bauherr hat seine Forderungen substantiiert zu begründen. Einfach „nach Gutdünken“ abziehen geht nicht. Vielmehr muss geprüft werden, inwieweit die Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden, und in den meisten Fällen ein sachverständiges Gutachten einbezogen werden, bevor Kürzungen vorgenommen werden.

Kostenlose HOAI Beratung

Wenn Sie Fragen zur HOAI haben, beraten wir Sie gerne 30 Minuten absolut kostenlos und unverbindlich.

Nachweis und Beweissicherung

Sobald Sie Mängel oder unbestellte Leistungen feststellen, sollten Sie sie umgehend schriftlich rügen. Notieren Sie den Mangelzustand möglichst genau und halten Sie alle Unterlagen (Vertrag, Rechnungen, Übergabeprotokolle, Korrespondenz) bereit. Bei gröberen Mängeln kann es ratsam sein, eine Zustandsfeststellung (§ 650g BGB) zu beantragen. Verweigert der Auftraggeber die Abnahme unter Angabe konkreter Mängel, kann der Architekt vom Bauherrn eine gemeinsame Feststellung des Zustands verlangen (z.B. bei Architektenleistungen ist dies unüblich, aber denkbar, wenn z.B. ein physisches Bautagebuch fehlt). Im Bauwesen dient § 650g BGB als Beweissicherungsinstrument, damit die Behauptungen beider Seiten dokumentiert werden.

Wichtig ist, die Fristsetzungen zur Nacherfüllung zu beachten: Hat der Bauherr Anspruch auf Nachbesserung, muss er dem Architekten zunächst die Gelegenheit geben, den Mangel zu beheben – außer der Mangel ist so gravierend, dass Nacherfüllung dem Bauherrn nicht mehr nützt. Ohne ordnungsgemäße Nacherfüllungsfrist droht dem Bauherrn der Verlust seines Minderungsrechts. Ein Vorbehalt bei Abnahme (schriftlich im Abnahmeprotokoll) sichert später bestehende Ansprüche. Treten Kostenfolgen auf (z.B. Schaden durch Verzögerung), verweisen Sie auf §§ 280 ff. BGB.

Dokumentieren Sie alles lückenlos: Fotos der baulichen Situation, Notizen zum Ablauf, Schriftverkehr. Halten Sie fest, welche Leistungen erbracht wurden und was fehlt. Beweissicherung ist zentral, damit ein Gutachter später Ihre Kürzung nachvollziehen kann. Ziehen Sie frühzeitig einen HOAI-Sachverständigen hinzu – er kann bereits vor Klage im Rahmen einer Rechnungs- oder Leistungsprüfung helfen.

Rolle des HOAI-Sachverständigen

Ein spezialisierter HOAI-Sachverständiger kann für Auftraggeber und Architekt gleichermaßen wertvoll sein. Er beurteilt objektiv die Angemessenheit des Honorars und prüft die tatsächliche Leistungserbringung. Ideal ist dessen Einbindung bereits bei Vertragsbeginn: Dann klärt er Leistungsumfang, Leistungsphasen und Honorarzonen und erstellt eine prüffähige Kostenberechnung. Kommt es zu Konflikten, analysiert der Sachverständige etwa, ob die abgerechneten Leistungen vertraglich vereinbart waren und nach den HOAI-Vorgaben korrekt berechnet sind. Mit seinem fachlich-sachverständigen Gutachten kann er Streitpunkte oft schon vor Gericht klären.

Ein HOAI-Gutachter hilft auch in Schlichtungsverfahren oder Gerichtsprozessen, da er rein fachliche Stellungnahmen abgibt und beide Seiten entlastet. Er ist jedoch kein Rechtsanwalt; rechtliche Vertrags- oder Haftungsfragen (z.B. Verjährung, unberechtigte Aufrechnung) klärt ein Baurechtler. In der Praxis empfiehlt sich: Einschaltung eines Sachverständigen bei Zweifeln – viele Bauherren gehen so vor, bevor sie allein auf Verdacht kürzen.

Verhandlungsstrategien

Wenn Sie einen Kürzungsanspruch geltend machen, sollten Sie taktisch vorgehen: Fordern Sie den Architekten schriftlich zur Stellungnahme auf und begründen Sie Ihre Kürzung klar (z.B. „Minderung wegen vollständig fehlender Leistungsphase X“). Bleiben Sie sachlich und dokumentieren Sie Ihre Kritik. Bieten Sie ggf. ein Mediationsgespräch an; oft kann ein Vergleich oder Nachbesserungsplan ohne Klage erreicht werden.

Ist keine Einigung möglich, sollte der bauausführende Architekt eine Verteidigungsstrategie erwarten, z.B. dass er mangelnde Vereinbarungen und Lastenheft nachweist. Lassen Sie sich fachlich unterstützen, zum Beispiel durch einen spezialisierten Anwalt. Wichtig ist, bis dahin Keine Zahlung unter Druck – eine Zahlung „unter Vorbehalt“ gilt leicht als Anerkennung und mindert Ihre Verhandlungsposition. Kommunizieren Sie klar: Sie erkennen lediglich den angesprochenen Teil (etwa X Euro) an und kürzen den Rest begründet.

HOAI Seminar

Wenn Sie sich selbst tiefer mit der HOAI beschäftigen möchten, dann lade ich Sie zu meinem Online-Tagesseminar rund um die HOAI ein.

Musterformulierungen für Kürzungsschreiben

Ein formaler Kürzungsbrief sollte übersichtlich sein und alle relevanten Punkte nennen. Beispielhafte Formulierungen:

• Betreff: „Kürzung Ihrer Schlussrechnung vom [Datum]“.

• Einstieg: Hinweis auf das geprüfte Dokument (Rechnung, Auftrag). Z.B.: „Wir haben Ihre Schlussrechnung vom [Datum] geprüft. Leider sind uns folgende Punkte aufgefallen, die eine Kürzung des Gesamtbetrags rechtfertigen:“.

• Auflistung der Kürzungsgründe: In Tabellen- oder Listenform jeweils Position, beanstandete Leistung und Kürzungsbetrag nennen. („Leistungsphase 3: Baugenehmigungsplanung nicht vollständig erbracht – Minderung 20 % des dafür vorgesehenen Honorars = X €“). Belege/Kopien beifügen (z.B. Vertragsauszug, fehlende Planskizzen).

• Frist zur Stellungnahme: Setzen Sie eine Frist (z.B. 2 Wochen), bis wann der Architekt zur Klärung reagieren soll.

• Hinweis auf weitere Schritte: Etwa: „Sollte keine Einigung möglich sein, behalten wir uns weitere rechtliche Schritte vor, etwa ein Schieds- oder Gerichtsverfahren.“

• Abschluss: Freundlich-professionell, z.B. „Wir bitten um Verständnis und hoffen auf eine einvernehmliche Lösung im Sinne einer klaren Abrechnung. Bitte bestätigen Sie den Eingang dieses Schreibens.“

Wichtig: Der Ton bleibt sachlich und juristisch fundiert. Vermeiden Sie Schmähkritik oder unbewiesene Anschuldigungen. Bleiben Sie bei Tatsachen und gesetzlichen/vertraglichen Grundlagen. Ziehen Sie im Zweifel Musterbriefe oder Rechtstexte heran (z.B. „§ 1 HOAI: Regelung der Honorare“), um die Kürzung zu untermauern.

Risiken und Haftung

Eigenmächtige Rechnungsabzüge bergen Risiken: Kürzen Sie zu hoch oder ohne ausreichende Grundlage, kann der Architekt Schadensersatzforderungen stellen (z.B. wegen Vertragsverletzung, ungerechtfertigter Bereicherung). Grundsätzlich bleibt der Rechnungsbetrag in voller Höhe geschuldet, wenn das Werk mängelfrei ist. Fehlende Voraussetzungen für Minderung (z.B. keine rechtzeitige Mängelrüge) können dazu führen, dass Kürzungen sogar als Vertragsbruch gewertet werden.

Rechnen Sie nur zu Recht. Wenn Sie Kürzungsgründe nicht beweisen können und der Architekt klagt, droht Ihr Schadensersatz. Achten Sie auch auf Verjährungsfristen: Honoraransprüche verjähren nach drei Jahren (§ 195 ff. BGB), andere Ansprüche (z.B. wegen Mängeln) ebenfalls. Versäumen Sie Fristen nicht – zum Beispiel beginnt die Verjährung für Mängel erst nach Abnahme (§ 634a BGB).

Im Extremfall kann eine falsche Kürzung als Aufrechnung des Bauherrn verstanden werden – hier muss exakt dargelegt werden, welche Forderung (z.B. Minderungsbetrag) gegen die Honorarforderung aufgerechnet wird. Vorsicht vor Werkunterbrechung: Weigert sich der Bauherr, ohne klare rechtliche Grundlage zu zahlen, bis der Mangel beseitigt ist, kann der Architekt sein Honorar einklagen. Dabei zeigt die Rechtsprechung, dass bloßer Unmut über fehlende Gegenleistung ohne entsprechende Mängelrechte nicht ausreicht.

Praxisbeispiele & Checklisten

Checkliste zum Vorgehen: Nach Eingang einer überhöhten Rechnung

1. Vertrag prüfen: Schriftliche Honorarvereinbarung? Leistungsumfang und Leistungsphasen klar? Wurde HOAI anzuwenden vereinbart? (BGH: HOAI-Vereinbarung schriftlich empfohlen).

2. Rechnung analysieren: Stimmen Baukosten und Honorarzone? Wurden nur abgemachte Leistungen abgerechnet? Liegen Nachträge und Sonderleistungen transparent vor? Fehler in Form und Inhalt?

3. Mängel prüfen: Fehlt etwas/ist etwas mangelhaft? Frist zur Nacherfüllung setzen (schriftlich).

4. Gutachter einschalten: Lassen Sie ein Honorar-Sachverständigengutachten erstellen, um Fehler und Kürzungshöhe objektiv festzustellen.

5. Schriftsatz ansetzen: Besprechen Sie Kürzungsanspruch präzise in Briefform (vgl. Muster oben). Dokumentieren Sie den gesamten Vorgang.

6. Reaktion abwarten: Bei Ablehnung des Kürzungsgrundes können Sie Vermittlung suchen oder Klage erwägen.

7. Eventuell Klage: Wenn kein Einlenken erfolgt, kann der Architekt seinen Anspruch gerichtlich geltend machen – und Sie müssen Ihre Einwände beweisen.

Beispiel 1: Der Bauherr stellt fest, dass keine Baugenehmigungspläne (Leistungsphase 3) vorliegen, obwohl bezahlt. Er kürzt das Honorar für Phase 3 um 100% und fordert deren Erstellung. Erfolgt keine Besserung, reduziert er das Gesamt-Honorar gemäß Tabelle um den Anteil dieser Phase.

Beispiel 2: In der Rechnung wurde eine Pauschale für „Bemusterung“ abgerechnet, ohne dass eine solche beauftragt war. Der Bauherr verweigert diese Position vollumfänglich. Er informiert den Architekten darüber schriftlich und streicht die Pauschale aus der Zahlung.

Kostenlose HOAI Beratung

Wenn Sie Fragen zur HOAI haben, beraten wir Sie gerne 30 Minuten absolut kostenlos und unverbindlich.

FAQ zur HOAI