Welche Angaben muss eine Architektenrechnung enthalten?

Eine Architektenrechnung muss für den Auftraggeber nachvollziehbar sein. Das bedeutet nicht, dass jede Rechnung nach einem einzigen festen Muster aussehen muss. Sie muss aber erkennen lassen, wofür gezahlt werden soll, auf welcher Grundlage das Honorar berechnet wird und wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt.

Gerade bei HOAI-orientierten Rechnungen sind die erforderlichen Angaben umfangreicher als bei einfachen Dienstleistungsrechnungen. Denn die Höhe des Honorars hängt häufig von mehreren Parametern ab.

1. Warum sind vollständige Angaben so wichtig?

Ohne ausreichende Angaben kann der Bauherr nicht prüfen, ob die Rechnung sachlich richtig ist. Eine Rechnung, die lediglich einen Gesamtbetrag nennt, reicht bei komplexen Architektenleistungen regelmäßig nicht aus. Der Auftraggeber muss erkennen können, welche Leistungen abgerechnet werden und wie der Betrag zustande kommt.

Fehlende Angaben können ein Hinweis darauf sein, dass die Rechnung nicht prüffähig oder zumindest nicht ausreichend nachvollziehbar ist. Zur Prüffähigkeit siehe ergänzend Wann ist eine Architektenrechnung prüffähig?.

2. Grundangaben zur Rechnung

Zunächst braucht jede Rechnung klare Grundangaben. Dazu gehören Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Bauvorhaben und Zahlungsziel. Diese Angaben sind nicht HOAI-spezifisch, aber für die Zuordnung und Dokumentation wichtig.

Formale Grundangaben

• Name und Anschrift des Architekten

• Name und Anschrift des Auftraggebers

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Bauvorhaben und Leistungszeitraum

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, soweit erforderlich

• Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobetrag

• Bankverbindung und Zahlungsziel

3. Angaben zum Vertrag und Leistungsumfang

Bei Architektenleistungen sollte die Rechnung erkennen lassen, auf welchen Vertrag sie sich bezieht. Relevant sind die beauftragten Leistungsbilder, Leistungsphasen und gegebenenfalls besondere Leistungen. Bei mehreren Verträgen oder Nachträgen muss klar sein, welche Grundlage verwendet wird.

Besonders wichtig ist die Abgrenzung zwischen Grundleistungen und besonderen Leistungen. Werden besondere Leistungen berechnet, sollte die Rechnung erkennen lassen, wann und wodurch diese beauftragt wurden.

4. Angaben zu anrechenbaren Kosten

Wenn das Honorar nach HOAI-Systematik berechnet wird, sind die anrechenbaren Kosten eine zentrale Grundlage. Die Rechnung sollte daher nicht nur einen Betrag nennen, sondern die Herleitung erkennen lassen. Dazu gehört insbesondere, welche Kostenermittlung verwendet wurde und welche Kostengruppen einbezogen wurden.

Bei Gebäuden kann etwa relevant sein, ob die Kostenberechnung, der Kostenanschlag oder eine andere Grundlage verwendet wurde. Bei Umbauten oder Technischer Ausrüstung können zusätzliche Abgrenzungsfragen entstehen.

5. Angaben zu Honorarzone und Honorarsatz

Die Honorarzone beschreibt die Schwierigkeit der Planungsaufgabe. Wenn sie Grundlage der Berechnung ist, sollte die Rechnung die angesetzte Honorarzone nennen. Bei streitigen Fällen sollte außerdem nachvollziehbar sein, warum diese Honorarzone gewählt wurde.

Auch der Honorarsatz oder das vereinbarte Honorar muss erkennbar sein. Seit der HOAI 2021 kommt der konkreten Honorarvereinbarung besondere Bedeutung zu. Dennoch werden die Parameter der HOAI in vielen Verträgen weiterhin als Berechnungssystem verwendet.

6. Angaben zu Leistungsphasen und Prozentsätzen

Eine HOAI-orientierte Rechnung sollte ausweisen, welche Leistungsphasen abgerechnet werden und mit welchen Anteilen. Werden nur Teile einer Leistungsphase abgerechnet, sollte dies nachvollziehbar dargestellt werden. Pauschale Gesamtbeträge ohne Leistungsbezug sind bei streitigen Rechnungen besonders problematisch.

Bei Schlussrechnungen ist diese Aufgliederung besonders wichtig. Vertiefend dazu: Schlussrechnung des Architekten richtig prüfen.

7. Angaben zu Zuschlägen, Nebenkosten und besonderen Leistungen

Zuschläge, Nebenkosten und besondere Leistungen sollten transparent ausgewiesen werden. Bei Umbauzuschlägen, mitzuverarbeitender Bausubstanz, zusätzlichen Planungen oder besonderen Leistungen reicht eine pauschale Nennung häufig nicht aus. Der Bauherr muss erkennen können, warum diese Position verlangt wird.

Prüffragen

• Ist die Position vertraglich vereinbart?

• Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?

• Ist der Berechnungsweg nachvollziehbar?

• Wird dieselbe Leistung bereits über Grundleistungen vergütet?

• Gibt es Nachweise oder Anlagen?

8. Angaben zu Abschlagszahlungen

Bei einer Schlussrechnung müssen frühere Abschlagszahlungen sauber berücksichtigt werden. Die Rechnung sollte zeigen, welche Beträge bereits gezahlt wurden und wie sie vom Gesamthonorar abgezogen werden. Ohne diese Übersicht ist eine Kontrolle kaum möglich.

Weitere Hinweise enthält der Beitrag Abschlagsrechnung eines Architekten prüfen – was ist zu beachten?.

9. Fazit: Vollständige Angaben ermöglichen erst die Prüfung

Eine Architektenrechnung muss so aufgebaut sein, dass der Auftraggeber die Forderung nachvollziehen kann. Entscheidend sind klare Angaben zu Vertrag, Leistung, Honorargrundlagen, Leistungsphasen, Zuschlägen, Nebenkosten und bereits geleisteten Zahlungen.

Fehlen diese Angaben, sollte die Rechnung nicht ungeprüft akzeptiert werden. Eine fachliche Prüfung kann klären, ob lediglich Erläuterungen fehlen oder ob die Rechnung auch inhaltlich fehlerhaft ist.