Schlussrechnung des Architekten richtig prüfen

Die Schlussrechnung des Architekten ist häufig der Moment, in dem Honorarfragen endgültig sichtbar werden. Während Abschlagsrechnungen im Projektverlauf oft nur vorläufige Zahlungen betreffen, soll die Schlussrechnung die gesamte Leistung und alle bereits geleisteten Zahlungen abschließend zusammenführen.

Gerade deshalb sollte eine Schlussrechnung sorgfältig geprüft werden. Fehler in der Schlussrechnung können erhebliche finanzielle Folgen haben, insbesondere wenn Leistungsphasen vollständig abgerechnet werden, obwohl Leistungen fehlen, oder wenn Nachträge und besondere Leistungen nicht nachvollziehbar begründet sind.

1. Was ist eine Architekten-Schlussrechnung?

Eine Schlussrechnung ist die abschließende Abrechnung der Architektenleistung. Sie sollte darstellen, welche Leistungen erbracht wurden, welche Honorargrundlagen angesetzt werden, welche Abschlagszahlungen bereits erfolgt sind und welcher Restbetrag noch verlangt wird. Sie ist damit mehr als eine einfache Zahlungsaufforderung.

Für Bauherren ist wichtig: Die Schlussrechnung sollte das Projekt so abrechnen, dass der Weg vom Vertrag zum Endbetrag nachvollzogen werden kann. Ist das nicht möglich, stellt sich die Frage der Prüffähigkeit. Siehe hierzu auch Wann ist eine Architektenrechnung prüffähig?.

2. Welche Bestandteile sollte die Schlussrechnung enthalten?

Eine prüfbare Schlussrechnung sollte die wesentlichen Berechnungsparameter erkennen lassen. Dazu gehören insbesondere Leistungsbild, anrechenbare Kosten, Honorarzone, Honorarsatz oder vereinbartes Honorar, Leistungsphasen, Zuschläge, Nebenkosten, Umsatzsteuer und Abzug bereits gezahlter Abschläge.

Wichtige Bestandteile

• Bezeichnung des Bauvorhabens und des Vertrags

• Darstellung der abgerechneten Leistungen und Leistungsphasen

• Honorargrundlagen und Berechnungsweg

• Aufstellung besonderer Leistungen und Zuschläge

• Nebenkosten und Umsatzsteuer

• Abzug sämtlicher Abschlagszahlungen

• klarer Schlussbetrag

Eine eigene Übersicht zu Pflichtangaben enthält der Beitrag Welche Angaben muss eine Architektenrechnung enthalten?.

3. Leistungsphasen nicht ungeprüft akzeptieren

Ein häufiger Streitpunkt ist die Frage, ob Leistungsphasen vollständig erbracht wurden. Nach der HOAI-Systematik sind Leistungsphasen mit bestimmten prozentualen Anteilen bewertet. Das bedeutet aber nicht, dass jede angefangene Leistungsphase automatisch vollständig vergütet werden kann.

Gerade bei Leistungsphase 8, der Objektüberwachung, kommt es stark auf den tatsächlichen Leistungsumfang an. Wurden Überwachung, Rechnungsprüfung, Kostenkontrolle, Terminverfolgung und Mängelverfolgung nur teilweise erbracht, kann eine vollständige Abrechnung überprüfungsbedürftig sein.

4. Anrechenbare Kosten kontrollieren

Die anrechenbaren Kosten sind bei HOAI-orientierten Rechnungen eine zentrale Honorargrundlage. Sie sollten nicht einfach aus einer beliebigen Kostenzusammenstellung übernommen werden. Zu prüfen ist, welche Kostenermittlung zugrunde gelegt wurde, welche Kostengruppen berücksichtigt wurden und ob die angesetzten Werte zum vereinbarten Leistungsbild passen.

Besonders bei Umbauten, Sanierungen und technischen Anlagen können Fehler entstehen. Wenn die anrechenbaren Kosten nicht transparent erläutert sind, sollte der Bauherr eine Aufschlüsselung verlangen.

5. Nachträge und besondere Leistungen prüfen

Viele Schlussrechnungen enthalten zusätzliche Positionen für besondere Leistungen, Planungsänderungen, wiederholte Leistungen oder sonstige Zusatzhonorare. Diese Positionen sollten nicht ungeprüft akzeptiert werden. Entscheidend ist, ob sie beauftragt, erforderlich, erbracht und vergütungsfähig sind.

Prüffragen zu Zusatzpositionen

• Gab es eine ausdrückliche Beauftragung?

• War die Leistung bereits als Grundleistung geschuldet?

• Wurde die Leistung tatsächlich erbracht?

• Gibt es eine Honorarvereinbarung oder nachvollziehbare Berechnung?

• Sind Leistung und Aufwand ausreichend dokumentiert?

6. Abschlagszahlungen richtig verrechnen

Eine Schlussrechnung muss bereits gezahlte Abschläge nachvollziehbar berücksichtigen. Bauherren sollten daher alle Zahlungen mit Kontoauszügen oder Zahlungsübersichten abgleichen. Fehler entstehen, wenn Abschläge fehlen, falsch zugeordnet werden oder Brutto- und Nettobeträge vermischt werden.

Auch Abschlagsrechnungen selbst können prüfungsbedürftig sein. Dazu gibt es den Beitrag Abschlagsrechnung eines Architekten prüfen – was ist zu beachten?.

7. Rechtzeitig Einwendungen erheben

Nach Zugang einer Schlussrechnung sollten Bauherren zügig prüfen, ob die Rechnung nachvollziehbar ist. Einwendungen gegen die Prüffähigkeit sollten begründet und nicht nur pauschal erhoben werden. Bei komplexen Rechnungen ist es sinnvoll, frühzeitig fachliche Unterstützung einzuholen.

Wie man eine Rechnung schriftlich beanstandet, erläutert der Beitrag Architektenrechnung widersprechen – wie geht man richtig vor?.

8. Fazit: Die Schlussrechnung entscheidet oft über den Streit

Die Schlussrechnung ist der zentrale Prüfpunkt im Architektenhonorar. Sie sollte vollständig, nachvollziehbar und projektbezogen aufgebaut sein. Bauherren sollten insbesondere Leistungsphasen, anrechenbare Kosten, Zusatzleistungen und Abschlagszahlungen genau prüfen.

Eine fachliche Prüfung der Schlussrechnung kann helfen, berechtigte Forderungen zu erkennen und überhöhte oder nicht ausreichend belegte Positionen sachlich zurückzuweisen.