Fehlerhafte Architektenrechnung – wie sollte man reagieren?

Eine fehlerhafte Architektenrechnung sollte nicht ignoriert werden. Gleichzeitig ist es wenig hilfreich, nur allgemein zu schreiben, die Rechnung sei falsch oder zu hoch. Wer wirksam reagieren möchte, sollte die Fehler möglichst konkret benennen und die eigene Position nachvollziehbar dokumentieren.

Fehler können formaler, rechnerischer, fachlicher oder vertraglicher Natur sein. Je genauer unterschieden wird, desto besser lässt sich entscheiden, ob Rückfragen genügen, ob ein Teilbetrag bezahlt werden kann oder ob eine vertiefte HOAI-Prüfung erforderlich ist.

1. Welche Arten von Fehlern kommen vor?

Architektenrechnungen können an unterschiedlichen Stellen fehlerhaft sein. Manchmal stimmen einfache Rechenwege nicht. Häufiger sind jedoch fachliche Fehler: falsche anrechenbare Kosten, unzutreffende Honorarzone, nicht erbrachte Leistungsphasen, unberechtigte besondere Leistungen oder unklare Nebenkosten.

Typische Fehlergruppen

• Rechenfehler und falsche Prozentwerte

• fehlende oder widersprüchliche Vertragsgrundlagen

• nicht nachvollziehbare anrechenbare Kosten

• zu hoch angesetzte Honorarzone oder falscher Honorarsatz

• Abrechnung nicht erbrachter oder nur teilweise erbrachter Leistungen

• nicht belegte Zusatzleistungen, Zuschläge oder Nebenkosten

Eine ausführliche Fehlerübersicht finden Sie im Beitrag Die 10 häufigsten Fehler in Architektenrechnungen.

2. Zuerst die Rechnung sichern und vollständig dokumentieren

Nach Zugang einer Rechnung sollten Bauherren den Eingang dokumentieren und alle Unterlagen sichern. Dazu gehören die Rechnung selbst, Anlagen, frühere Abschlagsrechnungen, Zahlungsnachweise, Vertrag, Nachträge, E-Mails und Projektunterlagen. Ohne Dokumentation lassen sich Fehler später nur schwer nachvollziehen.

Wichtig ist auch, die Kommunikation schriftlich zu führen. Telefonate können zur Klärung sinnvoll sein, sollten aber anschließend kurz per E-Mail zusammengefasst werden. So entsteht ein nachvollziehbarer Verlauf.

3. Fehler nicht nur behaupten, sondern begründen

Ein wirksamer Umgang mit einer fehlerhaften Rechnung setzt konkrete Einwendungen voraus. Statt „Ihre Rechnung ist falsch“ sollte genau benannt werden, welche Position nicht nachvollziehbar ist. Beispiele: „Die anrechenbaren Kosten sind nicht erläutert“, „Die Leistungsphase 8 wurde nicht vollständig erbracht“ oder „Für die berechneten besonderen Leistungen fehlt eine Beauftragung“.

Je konkreter die Einwendung, desto eher muss sich der Architekt damit sachlich auseinandersetzen. Außerdem zeigt eine konkrete Reaktion, dass die Rechnung tatsächlich geprüft wurde.

4. Prüffähigkeit gesondert betrachten

Nicht jede inhaltlich falsche Rechnung ist automatisch nicht prüffähig. Umgekehrt kann eine Rechnung formal umfangreich sein und dennoch für den Auftraggeber nicht nachvollziehbar. Deshalb sollte die Prüffähigkeit gesondert betrachtet werden.

Wenn nicht erkennbar ist, welche Leistungen mit welchem Berechnungsweg abgerechnet werden, sollte der Bauherr begründete Einwendungen gegen die Nachvollziehbarkeit erheben. Vertiefend dazu: Wann ist eine Architektenrechnung prüffähig?.

5. Unstreitige und streitige Beträge trennen

In vielen Fällen ist nicht die gesamte Rechnung falsch. Häufig gibt es unstreitige Beträge, die grundsätzlich nachvollziehbar sind, und streitige Positionen, die weiterer Prüfung bedürfen. Eine Trennung kann sinnvoll sein, um Zahlungsverzug hinsichtlich unstreitiger Beträge zu vermeiden und dennoch die eigenen Einwendungen zu wahren.

Praktischer Prüfansatz

1. Rechnung in einzelne Positionen aufteilen

2. unproblematische Positionen markieren

3. unklare Positionen mit konkreter Frage versehen

4. streitige Positionen fachlich prüfen lassen

5. Zahlung nur nach bewusster Entscheidung leisten

6. Fristen und Kommunikation beachten

Bei Schlussrechnungen spielt die Frage rechtzeitiger Einwendungen eine wichtige Rolle. Bauherren sollten deshalb nicht zu lange warten. Auch wenn noch keine abschließende Prüfung möglich ist, kann es sinnvoll sein, frühzeitig mitzuteilen, dass die Rechnung in bestimmten Punkten nicht nachvollzogen werden kann und Unterlagen fehlen.

Wie ein Widerspruch strukturiert werden kann, erläutert der Beitrag Architektenrechnung widersprechen – wie geht man richtig vor?.

7. Wann sollte ein Sachverständiger eingeschaltet werden?

Ein HOAI-Sachverständiger ist besonders dann sinnvoll, wenn die Fehler nicht nur rechnerisch, sondern fachlich sind. Das betrifft insbesondere Leistungsphasen, anrechenbare Kosten, Honorarzonen, Umbauzuschläge, besondere Leistungen und Schlussrechnungen nach vorzeitig beendeten Projekten.

Eine fachliche Prüfung kann helfen, die Einwendungen zu präzisieren und die Diskussion von einer emotionalen Ebene auf eine überprüfbare Grundlage zu bringen.

8. Fazit: Sachlich, konkret und dokumentiert reagieren

Bei einer fehlerhaften Architektenrechnung kommt es auf eine klare Reaktion an. Bauherren sollten die Rechnung dokumentieren, konkrete Fehler benennen, Prüffähigkeit und Inhalt unterscheiden, unstreitige von streitigen Beträgen trennen und bei komplexen Fragen fachliche Unterstützung einholen.

So wird aus einem pauschalen Streit über „zu teuer“ eine nachvollziehbare Auseinandersetzung über konkrete Rechnungspositionen.