Abschlagsrechnung eines Architekten prüfen – was ist zu beachten?

Abschlagsrechnungen des Architekten begleiten viele Bauprojekte über Monate oder Jahre. Sie dienen dazu, bereits erbrachte Leistungen vorläufig abzurechnen. Gerade weil sie im laufenden Projekt oft unter Zeitdruck bezahlt werden, werden sie von Bauherren häufig weniger kritisch geprüft als die spätere Schlussrechnung.

Das kann problematisch sein. Denn Fehler in Abschlagsrechnungen setzen sich später fort oder führen dazu, dass Bauherren zu früh zu viel zahlen. Deshalb sollten auch Abschlagsrechnungen zumindest auf Plausibilität geprüft werden.

1. Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist keine endgültige Gesamtabrechnung. Sie fordert eine Zahlung für bereits erbrachte oder erreichte Leistungsstände. Bei Architektenleistungen orientiert sie sich häufig an abgeschlossenen oder teilweise erbrachten Leistungsphasen.

Wichtig ist: Eine Abschlagsrechnung ersetzt nicht die Schlussrechnung. Am Projektende muss die Gesamtabrechnung nachvollziehbar darstellen, wie sich der Schlussbetrag unter Berücksichtigung aller Abschläge ergibt. Mehr dazu im Beitrag Schlussrechnung des Architekten richtig prüfen.

2. Welche Angaben sollte eine Abschlagsrechnung enthalten?

Auch eine Abschlagsrechnung sollte nachvollziehbar sein. Bauherren müssen erkennen können, für welchen Leistungsstand gezahlt werden soll. Dazu gehören Projektbezug, Vertragsgrundlage, Leistungsphasen, Honoraranteile, bereits berechnete Beträge und der neue Zahlungsbetrag.

Plausible Mindestangaben

• Bauvorhaben und Vertragsbezug

• abgerechneter Leistungsstand

• Bezug zu Leistungsphasen oder Teilleistungen

• Berechnungsgrundlage des Honorars

• bisherige Abschläge und aktueller Abschlag

• Umsatzsteuer und Zahlungsbetrag

3. Leistungsstand kritisch hinterfragen

Der wichtigste Punkt ist der tatsächliche Leistungsstand. Wurde die Leistungsphase wirklich abgeschlossen? Liegen die entsprechenden Planungsergebnisse vor? Wurde eine Leistung nur begonnen oder vollständig erbracht? Bei Abschlagsrechnungen ist diese Abgrenzung besonders wichtig, weil sie oft auf Zwischenständen beruhen.

Ein Beispiel: Wenn für die Ausführungsplanung ein hoher Anteil abgerechnet wird, sollten auch entsprechende Ausführungspläne, Details und abgestimmte Planunterlagen vorliegen. Wenn für Objektüberwachung abgerechnet wird, sollte der Umfang der tatsächlichen Bauüberwachung nachvollziehbar sein.

4. Abschlagsrechnung und Überzahlung

Eine einzelne Abschlagsrechnung kann vorläufig sein, führt aber dennoch zu Liquiditätsabfluss. Werden Leistungsstände zu optimistisch angesetzt, zahlt der Bauherr möglicherweise mehr, als dem tatsächlichen Leistungsstand entspricht. Zwar kann dies in der Schlussrechnung korrigiert werden, praktisch ist eine Rückforderung aber oft konfliktträchtig.

Deshalb sollten Bauherren bei Zweifeln nicht einfach zahlen, sondern den Leistungsstand klären lassen. Eine sachliche Rückfrage ist häufig ausreichend: Welche konkreten Leistungen sind mit diesem Abschlag vollständig erbracht? Welche Unterlagen belegen den Leistungsstand?

5. Verhältnis zur HOAI-Systematik

Wenn der Vertrag auf die HOAI-Systematik Bezug nimmt, werden Abschläge häufig anhand der prozentualen Leistungsphasenanteile gebildet. Diese Prozentanteile sind aber kein Ersatz für die tatsächliche Leistung. Maßgeblich bleibt, welche Leistung beauftragt und erbracht wurde.

Gerade bei Teilleistungen innerhalb einer Leistungsphase kann eine pauschale Prozentabrechnung zu ungenau sein. Dann ist eine fachliche Einordnung erforderlich.

6. Was tun bei unklarer Abschlagsrechnung?

Eine unklare Abschlagsrechnung sollte zeitnah hinterfragt werden. Bauherren sollten um Erläuterung bitten und fehlende Unterlagen anfordern. Wenn der unstreitige Anteil erkennbar ist, kann eine Teilzahlung erwogen werden. Bei größeren Zweifeln sollte eine unabhängige Prüfung erfolgen.

Sinnvolle Reaktionsschritte

1. Rechnung mit Vertrag und Leistungsstand vergleichen

2. fehlende Unterlagen schriftlich anfordern

3. konkrete Unklarheiten benennen

4. gegebenenfalls nur unstreitigen Betrag zahlen

5. strittige Positionen für die Schlussrechnung dokumentieren

Zum richtigen Umgang mit Einwendungen siehe Architektenrechnung widersprechen – wie geht man richtig vor?.

7. Warum Abschlagsrechnungen für die Schlussrechnung wichtig sind

Alle Abschlagszahlungen müssen später in der Schlussrechnung berücksichtigt werden. Deshalb sollten Bauherren jede Abschlagsrechnung und jede Zahlung sauber ablegen. Fehlerhafte oder unklare Abschläge können sonst am Ende zu doppelten Diskussionen führen.

Besonders wichtig ist ein Abgleich von Netto- und Bruttobeträgen. Wird einmal netto und einmal brutto verglichen, entstehen schnell scheinbare Differenzen.

8. Fazit: Auch Abschlagsrechnungen verdienen Aufmerksamkeit

Abschlagsrechnungen sind vorläufig, aber nicht bedeutungslos. Sie sollten auf Leistungsstand, Nachvollziehbarkeit und Berechnungsgrundlagen geprüft werden. Wer während des Projekts sauber dokumentiert, kann die spätere Schlussrechnung deutlich besser kontrollieren.

Bei größeren Bauvorhaben ist eine frühe Plausibilitätsprüfung oft sinnvoller, als erst bei der Schlussrechnung festzustellen, dass die Abrechnung über längere Zeit in eine falsche Richtung gelaufen ist.